Pengertian

Cari kantor virtual untuk penunjang bisnis anda ? Memiliki virtual office di kota besar mempunyai keuntungan dibanding kantor biasa. Punya Kantor dengan segala fasilitas modern untuk penunjang usaha, siapa yang tidak ingin ? Anda mungkin juga sedang mencari kantor maya yang sesuai, atau ada rencana ekspansi serviced kantor yang sudah ada ? Memilih kantor virtual di kota-kota besar Indonesia seperti Jakarta, Surabaya atau Bandung bisa jadi solusi tepat perkembangan bisnis anda. Lalu apa itu Virtual Office ?

Berbagai kemudahan untuk dapatkan bangunan kantor di lokasi strategis dengan biaya murah menjadi salah satu faktor penentu. Terlebih di jaman internet dengan beragam start-up bermunculan, mereka butuh kantor yang representatif tapi dengan harga terjangkau. Satu langkah bisnis yang logis. Lalu apa sebenarnya virtual office ini, kenapa lebih diminati dibanding kantor biasa  ?

Kantor Virtual atau biasa disebut Virtual office tidak berbeda dengan kantor biasa. Hal yang paling mendasar adalah adanya fleksibelitas dalam sewa ruang. Jika kantor biasa harus sewa ruang dalam jumlah besar, biasanya dihitung berdasar luas meter persegi (m²) maka virtual office cukup dengan satu bilik saja. Atau bahkan tanpa ruang sama sekali. Anda hanya cukup diberi alamat bisnis. Adapun ruang kerja dan ruang rapat didapatkan hanya beberapa jam / bulannya.

Keuntungan Virtual Office

Anda mungkin bertanya, jika hanya numpang alamat saja, lalu apa untungnya saya sewa virtual office ?. Ini pertanyaan yang sering diajukan. Dan memang sangat masuk akal. Perlu diingat tujuan penyewaan kantor virtual adalah biaya yang ringan sebagai batu loncatan untuk keperluan pengembangan bisnis yang lebih besar. Saat ini bisnis bisa dijalankan dimana saja. Utamanya karena adanya kemudahan berbisnis online. Anda cukup punya komputer/laptop, usahapun dapat berjalan.

Seiring waktu berjalanan, anda perlu tempat yang lebih bagus, alamat binis yang lebih berprestise. Sehingga pelangganpun tidak ragu jika berbisnis dengan anda. Katakan anda saat ini tinggal di rumah. Berbisnis jual beli baju muslim. Alamat bisnis yang dipakai adalah tempat tinggal saat ini.

Untuk memudahkan perkembangan bisnis, maka alamat kantor dipindah ke lokasi  yang lebih strategis, prestisius dan terpecaya. Misalnya di daerah kawasan bisnis. Surat-menyurat anda arahkan ke alamat baru ini.

Penyedia virtual office biasanya sediakan, alamat bisnis, kotak pos, jasa forwarding surat dan pos serta ada resepsi yang siap menerima pelanggan dan klien anda. Bahkan jika anda mau bayar lebih, nomor telepon khusus dengan resepsinya siap terima telepon atas nama perusahaan anda.

Jadi keuntungan yang diperoleh dari sewa virtual office ini adalah masalah efisiensi. Dari segi biaya, waktu dan logistik. Pada lokasi ini terdapat banyak perusahaan lain yang memakai jasa serupa sehingga kesempatan anda berbisnis dengan mereka juga cukup besar. Ini adalah manfaat lain dari sistem sewa kantor virtual. karena berada di lokasi bisnis sehingga alamat ini bisa anda pakai untuk pembuatan perusahaan besar dengan badan usaha seperti CV dan PT.

Secara singkat keuntungan sebagai berikut :

  • Hemat biaya sewa kantor
  • Alamat bisnis prestisius
  • Lokasi yang representetif untuk bertemu klien / pelanggan
  • Bisa buat badan usaha CV/ PT
  • Nomor telepon dengan resepsi

Kerugian Virtual Office

Berbicara tentang sisi buruknya, virtual office tidak punya banyak kendala. Hal yang sering jadi kendala adalah adanya beban ganda. Yaitu ketika produksi dan kantor terpisahkan. Seperti misal anda punya bisnis fashion, antara tempat untuk menjahit,produksi,packing dan tempat marketing berbeda. Ini berakibat bebas sewa berlebih. Ditambah dengan jarak tempuh antara rumah anda dan lokasi vritual office yang mungkin jauh. Ini bisa menjadi kendala dari segi transportasi dan waktu.

Namun begitu, meski ada kerugian lain seperti tidak dapat ruang kerja sendiri tidaklah begitu terasa. Apalagi jika anda ada pada saat fase pengembangan bisnis. Atau hanya cuma dapat beberapa jam ruang meeting jika ingin rapat ? ini bisa diakali dengan menambah jam yang mungkin berakibat anda harus bayar ekstra. Tapi tidak mengapa, ongkos ini adalah bagian dari rencana pengembangan usaha anda.

Secara singkat kerugian virtual office sebagai berikut :

  • Ruang kerja terbatas
  • Beban ganda sewa per bulan dari tempat bisnis anda sekarang dan sewa kantor virtual.
  • Kesempatan meeting cuma beberapa jam per bulan
  • Lokasi yang biasanya jauh di pusat kota besar seperti Jakarta, Bandung, Surabaya.

Cara Mendapatkan Virtual Office

Jika anda sudah paham dengan untung rugi menyewa virtual office, saat nya tahu bagaiamana mendapatkan satu kantor yang diinginkan. Beruntung  karena saat ini banyak sekali penyedia ruang virtual office di kota-kota besar Indonesia. Enaknya lagi mereka gencar mengadakan promosi. Mulai dari iklan online, promo di media cetak hingga adakan seminar atau open house. Cari dan gali informasi sebanyak-banyak penyedia virtual office ini.

Karena tiap penawaran punya untung dan ruginya. Mereka juga dari perusahaan kelas lokal hingga penyedia layanan dari jaringan internasional. Ini tentu akan menjadi faktor yang membedakan tingkat layananan dan fasilitas yang tersedia. Contoh penyedia ruang virtual office yang bisa anda sewa ada di halaman ini.

Harga Sewa Virtual Office

Sewa virtual office per bulan tidaklah begitu besar. Tergantung lokasi dan fasilitas yang didapatkan. Harga bervariasi dari mulai Rp.300.000 hingga jutaan per bulan. Hal yang pasti harus diingat, Jangan cuma terpaku pada harga yang murah. Karena murah bukanlah segalanya. Lihat juga fasilitas yang didapatkan. Apa lokasi ini sesuai dengan tipe bisnis anda. Dan bagaimana jika nanti butuh layanan ekstra, seperti ruang meeting, telepon tambahan. Atau bahkan butuh kantor besar karena bisnis anda kian berkembang. Jika anda akan lakukan upgrade itu, apakah prosesnya mudah ?

Lihat juga cara pembayaran yang dilakukan. Kontan, kartu kredit  atau bisa transfer. Kalau transfer akan memudahkan bayarnya. Terus juga bagaimana dengan waktu pembayaran apakah harus tiap bulan, bisa per tahun. Bagaimana kalau bayar sekaligus lunas, apa dapat diskon ? Jajaki segala kemungkinan itu untuk dapatkan virtual office murah tapi juga dengan kemudahan administrasiny. Kedepan itu semua akan menghemat waktu dan tenaga anda.

Contoh

Ini adalah penawaran virtual office yang ada di Jakarta dengan berbagai fasilitas beserta harganya. Untuk memberikan gambaran seperti apa kantor virtual itu :

  • Paket Virtual Office dengan tiga jenis kelas beserta harga dan fasilitasnya
Key Features Key Features
VO SILVER
IDR 440.000 /mo
VO GOLD
IDR 715.000 /mo
VO PLATINUM
IDR 950.000 /mo
Business Address
Prestigious CBD Address. Available Available Available
Receive Mails & Parcels on your behalf. Available Available Available
SMS or Email notification. Available Available Available
Local & International Mail Forwarding. Available Available Available
Scan & Email service is available upon request.* Available Available Available
Elegant Reception Service. Available Available Available
Calls Handling
Dedicated Local Telephone Number. Available Available
Professional Call Answering. Available Available
SMS or Email notification. Available Available
Call Screening and Transfer. Available
Personalized Voicemail. Available
Facilities
Meeting Rooms. 1 jam per bulan 5 jam per bulan 8 jam per bulan
Hot-Desking / Work Station. 4 jam per bulan 8 jam
Executive Office Suite. 3 jam
Premium Tele-Conference Service.   20 jam
Other benefits
Lowest Possible Rate. Available Available Available
On-Demand Secretarial Service. Available Available Available
Airport Pickup Service. Available
FREE Issuance of Domicile Letter. Available Available
virtual office Jakarta
 
Menara Rajawali

Mega Kuningan, Jakarta Selatan
IDR 600.000
USD 49.81
IDR 825.000
USD 77.83
IDR 1.100.000
USD 103.77

Seperti terlihat pada tabel di atas, semakin lengkap paket, harga kian mahal. Contoh virtual office di atas adalah salah satu tawaran dari penyedia virtual office intenasional. Dia berada di puluhan negara. Terlihat juga harganya di Rupiah dan Dollar. Lebih lengkap bisa anda simak penjelasan VOffice di halaman tersendiri.

Bagaimana, anda tertarik dengan penawaran virtual office ini ?